لازم است ضمن پیگیری جهت ثبت مشخصات تمامی دبیران انجمن‌های علمی در سامانه فرابر حداکثر تا تاریخ ۲۷ شهریور ماه، اطلاع‌رسانی لازم به دبیران انجمن‌های دانشگاهی جهت اطلاع از مفاد این نامه و حضور موثر در این رویداد انجام پذیرد. از آنجا که معیار در به رسمیت شناختن اطلاعات سامانه فرابر می‌باشد، لذا دبیرانی که مشخصات آنها در سامانه فرابر ثبت نشده باشند، امکان شرکت در انتخابات را نخواهند داشت و مسئولیت این امر به عهده دانشگاه خواهد بود. صحت ثبت اطلاعات نیز بر عهده دانشگاه است.

ضروری است دبیران انجمن‌های علمی دانشجویی تا تاریخ ۳۱ شهریور ماه در گروه‌های مربوطه در پیام‌رسان بله که آدرس آن‌ها در جدول ذیل آمده، عضویت یابند.

بازه زمانی اول تا سوم مهرماه برای اعلام نامزدی دبیران علاقه‌مند به عضویت در شورای کشوری انجمن های علمی در نظر گرفته شده است که این اعلام آمادگی از طریق اعلام به نماینده این اداره کل در گروه‌های تخصصی صورت خواهد پذیرفت.

پس از اعلام قطعی اسامی نامزدهای شورای مرکزی انجمن علمی کشوری، تبلیغات نامزدها از تاریخ‌۶ تا ۱۰ مهرماه امکان‌پذیر خواهد بود. این تبلیغات می‌توانند در قالب یک فایل پوستر تبلیغاتی، رزومه و فایل‌های صوتی یا تصویری حداکثر ۳‌دقیقه‌ای باشد که پس از ارسال برای نماینده ستاد در گروه‌های تخصصی در گروه بارگذاری و برای سایر اعضا قابل رویت خواهد بود. امکان ارسال فایل تبلیغاتی تا ۲۴ساعت مانده به زمان شروع انتخابات هر کدام از انجمن‌های تخصصی امکان‌پذیر است.

فرایند رای‌گیری مطابق جدول ذیل انجام خواهد شد. تنها دبیرانی که در فرابر ثبت شده باشند، پیامک حاوی لینک شرکت در انتخابات را دریافت کرده و اجازه ثبت رای خود را خواهند داشت.

نتایج انتخابات پس از پایان مهلت رای‌گیری اعلام خواهد شد.

نظارت بر انتخابات رشته‌های بهداشت حرفه‌ای، بهداشت عمومی، مامایی و علوم آزمایشگاهی بر عهده خانم دکتر قربانیان، رشته‌های داروسازی، هوشبری، فناوری اطلاعات، بهداشت محیط و دندانپزشکی بر عهده جناب آقای حسینو و رشته‌های اتاق عمل، رادیولوژی، علوم تغذیه، پزشکی و پرستاری بر عهده آقای دکتر حاجی‌زاده خواهد بود.